Rozmowa z Agnieszką Magierą, kierownik ds. Rezerwacji Grupowej Hotelu Bania
Jakie są główne cechy Karcmy Bania i imprez organizowanych pod szyldem „Wesele na Bani”, które sprawiają, że mamy do czynienia z obiektem oraz wydarzeniami premium w branży weselnej?
Karcma Bania to nowy obiekt na mapie Resortu, który zdążył już zdobyć grono zadowolonych klientów. Tych cech jest naprawdę sporo. Zacznę od lokalizacji, bo położenie w bliskim sąsiedztwie Hotelu z super komfortową bazą noclegową to niewątpliwy atut. Nie inaczej jest z pięknym widokiem na panoramę Tatr i zielone lub białe (w zależności od sezonu) stoki Kotelnicy. Bardzo łatwy dostęp do takich terenów pozwala na organizację romantycznej ceremonii na świeżym powietrzu.
Kolejny mocny punkt naszego obiektu stanowi wystrój. Wykorzystanie dużej ilości drewna oraz wielkopowierzchniowe, efektowne przeszklenia tworzą zarówno przytulną, jak i nowoczesną atmosferę.
W tej branży równie ważnym aspektem jest profesjonalna obsługa. Zespół pracowników Karcmy Bania jest dobrze przeszkolony i doświadczony w organizacji imprez, co gwarantuje wysoką jakość obsługi, a więc zadowolenie gości.
Nie można nie wspomnieć o menu, bo dobre jedzenie to jeden z kluczowych elementów udanego wesela. Oferujemy różnorodne dania, dostosowane do wymagań klientów, przygotowane z lokalnych i świeżych składników. Każdy, kto odwiedził Hotel Bania, z pewnością zapamiętał jakość wyrobów naszej kuchni – dokładnie takiej samej można się spodziewać w Karcmie.
Proponujemy także opcje personalizacji: umożliwiamy parom młodym zaplanowanie ceremonii i przyjęcia według ich indywidualnych potrzeb i gustów. Niezależnie od tego, czy wesele jest tradycyjne, nowoczesne, kameralne, czy wystawne, potrafimy tak zaaranżować salę w Karcmie, aby w pełni spełniała oczekiwania klientów.
Wreszcie – last but not least – staramy się ciągle powiększać nasze portfolio podwykonawców a co za tym idzie – ofertę dekoracji, usług fotograficznych oraz dodatkowych atrakcji. Dzięki temu para młoda może zarezerwować wszystko w jednym miejscu, bo „Wesele na Bani” to gwarancja jakości.
To piękny zestaw, ale czy są jakieś cechy, które są naprawdę unikalne na Podhalu, a może i w skali całego kraju?
Myślę, że nietypowe jest połączenie drewna, szkła i stali. Zwłaszcza w naszej okolicy nie ma zbyt wielu obiektów, które tak idealnie zestawiają elementy tradycyjne i nowoczesne. Przesuwne ściany oraz otwierany dach w części oranżerii i w Rotunda Barze dodają wnętrzu splendoru. To z pewnością nas wyróżnia.
Jak ważny to segment dla obiektu: obecnie i docelowo?
Organizacja uroczystości weselnych i imprez im towarzyszących stała się istotnym elementem w naszym obiekcie. Wiemy, że Karcma posiada wiele cech, które nadają jej unikalny charakter, i ma wszelki potencjał, aby zrobić furorę w branży. To miejsce jest nietuzinkowe wśród sal weselnych nie tylko na terenie Podhala, ale mocno wyróżnia się też na arenie ogólnopolskiej. Dlatego cały czas pracujemy nad tym, by te wydarzenia były perełką w naszym portfolio.
Jak przebiega współpraca z klientami – od pierwszego kontaktu do realizacji imprezy? Ma ona kilka etapów, które są konieczne, aby wszystkie elementy zostały starannie zaplanowane i zrealizowane zgodnie z oczekiwaniami pary młodej. Zaczyna się oczywiście od zapytania przesłanego przez narzeczonych oraz naszej odpowiedzi po sprawdzeniu terminu. To jest ta łatwa część (śmiech). Potem następuje pierwsze spotkanie, podczas którego przyszli małżonkowie mogą zobaczyć obiekt i spotkać się z wedding plannerką – zadać pytania, podyskutować o możliwościach, przedstawić swoje obawy. Po potwierdzeniu terminu i wpłacie zadatku ustalamy dalsze szczegóły oraz przeprowadzamy degustacje menu. Decyzje spisywane są w formie scenariusza, nad którym pracują wszyscy zainteresowani. Pozwala on nam spiąć całość logistycznie, aby Wesele na Bani było niezapomniane zarówno dla pary młodej, jak i dla gości.
Kulminacyjny punkt całego procesu to oczywiście dzień wesela. Wtedy zespół odpowiedzialny za realizację imprezy (kelnerzy, menadżer sali i koordynator) dba o to, aby wszystko przebiegało zgodnie z planem. Jeśli napotkamy jakiekolwiek problemy, staramy się je rozwiązywać na bieżąco, aby weselnicy mogli w pełni cieszyć się beztroską zabawą.
Po udanym wydarzeniu następuje podsumowanie oraz feedback od pary młodej. Dzięki temu ciągle się rozwijamy.
Ile przeciętnie trwa cały taki proces i jak bardzo jest angażujący dla poszczególnych działów?
Obecnie ten okres się skraca, ponieważ mnogość obiektów i sal weselnych w regionie daje pewną elastyczność i możliwość rezerwacji nawet na kilka miesięcy przed wydarzeniem. Do momentu uroczystości najbardziej angażujący jest dla mnie, czyli wedding planerki. W dniu imprezy lub dzień przed nią pełne ręce roboty ma już cały zespół – począwszy od działu technicznego i IT, a skończywszy na kelnerach, barmanach i sztabie kuchni.
Można zapewne mówić o typowym „sezonie weselnym”?
I tak, i nie. Z reguły są to lato i jesień, ale niektórzy preferują zimowe wesela, więc mamy pełne ręce roboty przez cały rok.
Jakie kryteria decydują o wyborze podwykonawców z branży ślubnej – od konsultantów przez dekoratorów i oświetleniowców po fotografów? W dużej mierze działa tu polecenie. Obiekty mają swoją bazę podwykonawców, z którymi pracują. Wzajemne zaufanie to moim zdaniem podstawa. Parom młodym konkretne osoby polecają również znajomi czy rodzina. Coraz częstsze jest też korzystanie z portali weselnych, gdzie znajdziemy całą bazę kontaktów.
Ilu maksymalnie gości pomieści Karcma? Czy zakładacie jakąś minimalną ich liczbę? Marzeniem jest organizowanie przyjęć do 200 uczestników i pod kątem przystosowania obiektu jest to liczba zupełnie bezproblemowa. A minimalna…? Cóż, realizowaliśmy przyjęcia nawet dla 24 osób, więc ciężko mówić o minimum.
Zdarza się, że imprezy weselne, a także związane z tą branżą – na przykład jubileusze czy rocznice – odbywają się także w innych miejscach Resortu.
Zgadza się – imprezy firmowane jako „Wesele na Bani” to przede wszystkim Karcma, ale nie tylko. Czasem wykorzystujemy ogromne i niezwykle plastyczne przestrzenie Bania Conference Center. Resort daje też ogromne możliwości organizacji ceremonii i uroczystości w plenerze albo w eleganckich i luksusowych wnętrzach z góralskim akcentem – na przykład Kawiarni na Szczycie.
Zapewne pary ślubne wykorzystują też potencjał noclegowy Hotelu Bania **** Thermal & Ski, Zielonego Szałasu czy Bania Family House, a także rekreacyjny, który posiada Terma Bania?
Tak, bliskość tych obiektów oznacza maksymalny komfort gości i pary młodej. Z kolei Termy dają możliwość odpoczynku i relaksu po całonocnej imprezie.
Jakie najbardziej szalone lub oryginalne marzenie państwa młodych lub ich rodziny udało się spełnić?
Każda realizacja była satysfakcjonująca i równocześnie wymagająca. Z każdą związane są wspomnienia, które ze mną zostają. Tak jak relacje pielęgnowane przez obie strony, a często nawet bardziej przez parę młodą.
Wspomnę coś, co nie było do końca moją realizacją, bo działałam bardziej od strony zaplecza. Mam tu na myśli wesele w stylu lasu elfów, które realizowały firmy „Welcome to the jungle” Agnieszki Winnickiej oraz Dariusz Zwadowski & Konsultanci Ślubni. Prawdziwa bajka! Podanie tortu u podnóża stoku przy akompaniamencie muzyki na żywo i pokaz sztucznych ogni… Było pięknie, wręcz magicznie.
Pamięta pani jakiś szczególnie satysfakcjonujący feedback?
Podobno jestem aniołem (śmiech).
Jak poleciłaby pani zorganizowanie wesela w Karcmie najbliższym znajomym? Tytułem podsumowania ujmę to w ten sposób: nie ma drugiego takiego obiektu, ale równie ważne jest podejście całego naszego zespołu. Naprawdę przygotowujemy te uroczystości jak dla siebie. Potrawy serwowane przez naszych Szefów Kuchni – Piotra Chlebdę i Adriana Rosoła – dbałość o każdy detal słodkiego stołu, a także orzeźwiające dzieła barmanów zapewnią wyjątkowość każdej uroczystości. Mówię to z serca: drodzy Narzeczeni, nasza Karcma czeka na Was.
